『スタッフレポート』

Ａ.管理組合には、個人情報を保護する責任があります。

●個人情報保護法って何？
　知らない会社からのダイレクトメールや営業電話など、みなさん一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
　コンピュータの普及により、名前と住所、電話番号などの個人情報が瞬時にやり取りされ、本人の知らないところで利用されることは今は日常茶飯事です。勝手に個人情報が使われてしまい、被害を受ける場合も少なくありません。
　そこで国は、個人の権利や利益を守るために、個人情報を取り扱う民間の事業者が守らなければならないルールを定めました。これが個人情報保護法です。

●管理組合も保護法の対象になるの？
　では、個人情報を取り扱う民間の事業者の中に管理組合も入るのでしょうか。法律では、5000人以上の個人情報を持っている団体を事業者としています。このため管理組合は、よほどの大規模でない限り、法律の規制対象にはならないのです。

●管理組合も個人情報を守るべき
　だからといって管理組合が個人情報の取り扱いを疎かにしてよいということはありません。毎日のようにテレビや新聞で個人情報保護の重要性が指摘され、社会全体に個人情報を守ろうという気運が高まっています。管理組合も、しっかりと情報の管理を行うことが大切です。

●個人情報取り扱いのルールを決めよう
　管理組合には、居住者名簿、組合員名簿のほか駐車場使用契約書や防犯カメラの映像まで、様々な個人情報が集められています。
　これらを正しく使うためには、まず現在組合が保管している個人情報には何があるのかを正確に把握し、同時に個人情報の作成から保管、運用までの細かいルールを決めましょう。

　決める項目は、

　（1）情報を集める際の手順（告知から保管までの流れ）
　（2）情報の取得方法（管理員に手渡しするなど、収集の方法）
　（3）情報の更新や管理方法（更新時期や保管場所、情報の管理者など）
　（4）閲覧方法(閲覧要求の手順や公開方法)

　などです。

　これらを決めて周知徹底を図れば、区分所有者の管理組合への信頼も高まり、情報収集の際にも納得を得やすくなります。区分所有者に安心してもらうためにも。明確なルール作りは大切なのです。

 マンション通信ちよだ第３号（2005.07.25）掲載

◇ 「マンションサポートちよだ」

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